Ny dataplattform ger bättre insikt i affärer för Sintef

SINTEF, ett av Europas största forskningsinstitut, genomför varje år flera tusen uppdrag för stora och små företag.

Med stora mängder data och många källor såg koncernen ett ökande behov av ett verktyg för att ge bättre insikt i den egna verksamheten och stödja rapportering på alla nivåer med så bra ledningsinformation som möjligt.

Lösningen blev införandet av en modern dataplattform för att samla, analysera och visualisera data på ett effektivt och användarvänligt sätt. Det har SINTEF lyckats med.

Satsningen på insikt och analys leds av Kristian Waldal, koncerncontroller på SINTEF:

— Manuella processer för att inhämta, kontrollera och verifiera data och källor för att sedan presentera dem snyggt och begripligt är mycket tidskrävande. Nu erbjuder vi effektivt beslutsunderlag och bättre beslutsstöd från en gemensam plattform för affärsdata. På så sätt kan fler använda sin tid på det som är strategiskt viktigt, säger Waldal.

Med en enda källa till sanningen har manuella och tidskrävande processer minskat över hela SINTEF:

SINTEF önskade en partner med gedigen expertis inom insikt och analys för att implementera den nya dataplattformen. För att utvärdera leverantörerna fick Waldal tips om att prova en ny metod:

— Jag rekommenderades att genomföra ett hackathon. Finalisterna fick en teknisk uppgift som de skulle lösa tillsammans med oss och presentera för en jury på SINTEF. Det var mycket roligt och värdefullt för både oss som kund och de två potentiella leverantörerna, även om det innebar en del arbete, säger han.

Waldal framhäver processen som mycket bra för att förstå hur företagen arbetade, deras arbetsfilosofier, och för att upptäcka olikheter mellan teamen:

— Det blev lätt att se hur bra båda teamen var, och hur korrekt de tänkte när de skulle lösa uppgiften. Inmeta gjorde ett starkt intryck med skickliga konsulter och stark fackkompetens. De visade en god förståelse för uppgiften, en metodisk tillvägagångssätt som byggde förtroende och använde tiden för att bygga ett ramverk som de kunde ta direkt in i projektet om de skulle vinna, säger Waldal. Power BI som visualiseringsverktyg

I den nya lösningen används Power BI som visualiseringsverktyg, Microsoft Azure för integration av data och datakällor. Åtkomsten i dataplattformen är radnivåbaserad baserat på identitet och roll.

SINTEF satte själva premisserna för vilken teknologi det skulle satsas på

De första rapporterna byggde på ekonomiska data. Därefter fortsatte SINTEF med data relaterade till sjukfrånvaro och tidsanalys. Den inledande målgruppen var koncern- och linjechefer upp till avdelningschefsnivå. När Covid inträffade i mars 2020 kunde SINTEF snabbt förse linjechefer med bra kontrollinformation. Dessutom presenterades egna 'worst case'-analyser med Power BI:

— Vi delade snabbt viktig styrningsinformation med ledare, inklusive analyser av tidsanvändning, vilket är mycket viktigt i en projektbaserad organisation som vår. Fokus låg då på att stödja linjeledningen med ekonomisiffror och tidsanalyser. Även om vi sysslar med forskning, så lever vi på tidrapportering, säger Waldal. Detta var värdefullt under en svår tid, säger han.

Idag har alla anställda på SINTEF tillgång till lösningen. Genom "Min översikt" får varje enskild person presenterad information kopplad till sin egen tidrapportering, löneutveckling och semesteröversikt. Chefer ser samma information på olika nivåer i organisationen. Projektledare har enkel tillgång till sina egna projekt och projektbudgetar. Det presenteras också egna översikter för ekonomisk uppföljning av laboratorierna.

— Vi har kommit en bra bit på vägen, men det finns fortfarande många bra analyser som väntar på oss, samt ännu bättre spridning inom organisationen. Det är något vi kommer att arbeta med i den kommande tiden.

Andra prioriterade siffror är kundnöjdhetsindikatorer, och rapporter relaterade till hållbarhet. SINTEF ingår i många värdekedjor, branscher och kompetensområden och har i sin koncernstrategi åtagit sig till alla de 17 hållbarhetsmålen. Samtidigt är det tydligt att SINTEF levererar mer på vissa mål än andra:

— Med lösningen kunde vi snabbt analysera och visualisera hur vår omsättning fördelar sig i förhållande till FN:s hållbarhetsmål, vilket är viktigt att dela eftersom vi forskar för att skapa ett bättre samhälle.

Mångfald och god könsbalans är essentiellt i SINTEF för att möta de stora samhällsutmaningarna. För att hitta målinriktade åtgärder, korrigera obalanser och ta tillvara på möjligheter till utveckling har koncernen tagit ett viktigt steg genom att noggrant kartlägga statusen för könsbalansen på olika nivåer och inom olika delar av organisationen. Statusbilden har sedan legat till grund för att definiera ambitiösa och genomförbara mål för stegvis utveckling av könsbalansen inom olika områden:

— Det har varit mycket användbart för oss att ha ett bra verktyg för kartläggning och beskrivning av status. Detta ger legitimitet och förståelse bland medarbetare och ledare i en kunskapsorganisation med stor respekt för fakta och siffror. Att vi har konkretiserat våra ambitioner i konkreta mål har också skapat förtroende för att vi menar allvar, säger Ingeborg Lund, chef för ledarskapsutveckling på SINTEF.

Med den nya dataplattformen har SINTEF fått bättre rapportering på alla nivåer och bättre insikt i verksamheten. Bra lagarbete och tillgång till rätt kompetens har varit viktigt för framgången:

– Samarbetet med Inmeta har varit fantastiskt bra. Konsulterna är sakkunniga och trevliga att arbeta tillsammans med. De har tagit stort ägande till uppgiften och utmaningarna. Konsulterna utmanar när de måste, och vågar ställa de rätta frågorna. Det är också en fördel att Inmeta har tung kompetens på nya teknologier som AI och maskininlärning som vi kan dra nytta av när vi är redo för det. Vi valde rätt partner, säger Waldal.

Läs mer om hur vi arbetar med datainsikt och analys.